ZAPYTANIE OFERTOWE NA WYKONANIE DIGITALIZACJI MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH II

UWAGA!!! zmiana terminu składania ofert do 11.06.2021 do godziny: 12:00 

I. ZAMAWIAJĄCY:

Jednostka Wojskowa Nr 3964, ul. Bystra 1, 03-700 Warszawa, NIP: 524-23-76-036, REGON: 017172392, tel. 261-892-338, fax 261-892-320

działająca na rzecz: Wojskowego Biura Historycznego, ul. Pontonierów 2A, 00-910 Warszawa 72, zwanego w dalszej części zapytania WBH.

 

II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA:

Zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień Publicznych w Jednostce Wojskowej Nr 3964 o wartości nie przekraczającej kwoty 130 000 zł netto.

 

III. MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

  1. Wykonanie usługi odbędzie się w siedzibie Wykonawcy.

 

IV. GWARANCJA

  1. Wykonawca odpowiada za wady fizyczne, ujawnione w wykonanym przedmiocie Umowy i ponosi z tego tytułu wszelką odpowiedzialność.
  2. Okres gwarancji na wykonaną usługę digitalizacji ustala się na 24 miesięcy, liczone od daty odbioru potwierdzonej protokołem zdawczo-odbiorczego przedmiotu umowy.

 

V. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

  1. Zamawiający wymaga realizacji usługi digitalizacji w okresie 3 miesięcy od daty podpisania umowy.

 

VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

  1. Wykonawca w chwili składania oferty posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
  2. Wykonawca w dniu podpisywania umowy będzie posiadał opłaconą umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na cały czas realizacji przedmiotu umowy na kwotę 150.000,00 zł.
  3. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
  4. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
  5. Wykonawca oświadczy, że bierze całkowitą odpowiedzialność za powierzone materiały i dołoży wszelkiej staranności, aby zapewnić zwrot materiałów wyjściowych w nienaruszonym stanie.
  6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych i wariantowych.
    1. Wykonawca wykaże i udokumentuje należyte wykonanie co najmniej trzech usług (umów) polegających na przetworzeniu formy papierowej dokumentów do formy cyfrowej o wartości każdego zamówienia co najmniej 25 000,00 zł.
    2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zatrudnienia podwykonawców.

 

 

VII. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.Przedmiot zamówienia

 

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi digitalizacji materiałów archiwalnych w ilości nie więcej  niż 64 000 skanów (300 j.a.) ze wskazanych części zasobu Centralnego Archiwum Wojskowego - Wojskowego Biura Historycznego.

 

1.2.       Zakres prac:

 

                  1.            Akta występują zarówno w postaci luźnych dokumentów jak i poszytów, które nie były poddane procesowi konserwacji, szacunkowo jest to ok. 10 m.b. Materiał z lat 1921-1939. Papier kwaśny, łamliwy, kruchy. Materiał archiwalny zawiera dokumenty w różnych formatach od A5 do A3,  nieliczne mapy schematy w formacie do A2 ok. 2-3% całości.

                  2.            Digitalizacja akt z rozdzielczością docelową 300 dpi z głębią koloru 24 bit RGB, w przypadku fotografii - w rozdzielczości 600 dpi.

                  3.            Skany powinny być wykadrowane, z zachowaniem obwódki tła skanera i zapisane w postaci plików w formacie TIFF bez kompresji na HDD (Hard Disc Drive) jako kopie wzorcowe w ilości jednego zestawu. Zamawiający wyraża zgodę na stosowanie marginesów w przypadku materiałów które nie były rozszyte wyłącznie wokół zewnętrznej krawędzi kartki, a w przypadku materiałów rozszytych (luzów) wokół wszystkich krawędzi kartki.

                  4.            Wykonanie z plików TIFF kopii użytkowej  w postaci wielostronicowego pliku  PDF na HDD w ilości jednego zestawu.

                  5.            Tworząc plik PDF należy dobrać parametry rozdzielczości i kompresji indywidualnie jako kompromis pomiędzy rozmiarem pliku a zachowanie czytelności. Pliki których wielkość może utrudniać transfer lub odczyt można podzielić na mniejsze, opisane:

      Sygnatura_część_1.pdf

      Sygnatura_część_2.pdf

                  6.            Zdefiniowanie katalogu, w którym przechowywane będą kopie skanowanej jednostki archiwalnej. Wszystkie pliki jednostki archiwalnej, muszą znajdować się w katalogu jednostki o nazwie zgodnej z jej sygnaturą.

                  7.            Wykonanie metryczek wg wzorów udostępnionych przez Zamawiającego (skany metryczek nie są wliczane do ogólnej liczby zdigitalizowanych materiałów archiwalnych).

                  8.            Zamawiający zezwala na rozszycie jednostek archiwalnych w przypadku gdy nie ma  możliwości wykonania dokładnego skanu. Rozszycie materiałów polega na  poluzowaniu sznurków, rozklejeniu czy rozcięciu grzbietów oraz usunięciu części metalowych.

                   9.            Skany powinny być wykonane na specjalistycznych urządzeniach o parametrach zgodnych z wymogami standardów ISO w zakresie archiwizacji zbiorów w technologii cyfrowej oraz Zarządzeniem Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych.

              10.            Zamawiający nie godzi się na wykorzystanie w procesie digitalizacji skanerów  przelotowych, materiał archiwalny należy digitalizować za pomocą skanerów  dziełowych.

              11.            Wykonawca będzie zobowiązany do odebrania i zwrotu materiałów oraz przedmiotu zamówienia na własny koszt i odpowiedzialność na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez uprawnionych przedstawicieli WBH i Wykonawcy.

              12.            W przypadku wątpliwości co do właściwego układu dokumentów Wykonawca jest zobowiązany do konsultacji z Zamawiającym.

              13.            Materiały, którymi posłuży się Wykonawca powinny być pierwszego gatunku, spełniać wszelkie normy obowiązujące odnośnie tego typu materiałów, wolne od wad fizycznych i prawnych. Kopie powinny być wykonane na materiałach najwyższej jakości zapewniających bezproblemowe odtwarzanie

              14.            Wykonawca będzie zobowiązany do użycia własnych nośników w celu wykonania zamówienia.

 

VIII. INFORMACJE DODATKOWE:

  1. Istnieje możliwość obejrzenia materiałów archiwalnych, o których mowa z zapytaniu ofertowym w Wojskowym Biurze Historycznym przy ul. Pontonierów 2A, Warszawa 00-910 po wcześniejszym ustaleniu terminu. Propozycje terminów wraz z godziną prosimy przesłać na adres mailowy wbh.administracja@ron.mil.pl. Oglądanie jest możliwe w dniach 07-11.06.2021r. w godz. 8:00-14:00.
  2. Oferta powinna uwzględniać wycenę pracy, transportu, pudeł/opakowań ochronnych bezkwasowych, jak i ubezpieczenia materiałów na czas ich podróży i pobytu poza siedzibą WBH oraz ewentualne dodatkowe koszty związane z realizacją zadania.
  3. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o przeszkodach w realizacji usługi.
  4. Wykonawca zapewni w każdym czasie możliwość kontroli procesu digitalizacji przez oddelegowanego pracownika WBH w miejscu wykonywania przedmiotu zamówienia.

 

IX.  MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:

  1. Wypełniony formularz oferty  wg załączonego wzoru – załącznik nr 2 Formularz ofertowy powinien być przesłany za pośrednictwem: poczty elektronicznej w formie skanu na adres: wbh.administracja@ron.mil.pl; faksem na nr: 261-813-830; do 09.06.2021 r.  do godz. 12:00.
  2. Oferta powinna zawierać: wszelkie wymagane zapytaniem elementy i załączniki;
  3. Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę poinformujemy telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej do dn. 16.06.2021
  4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 
  5. Oferty złożone w innej formie albo niezawierające wymaganych elementów będą odrzucone.
  6. Wszelkie pytania prosimy kierować  na adres mailowy wbh.administracja@ron.mil.pl

 

VII. KRYTERIA WYBORU OFERTY:

Przy spełnieniu wszystkich wymogów zasadniczą cześć oceny stanowi najniższa cena.

 

Załączniki:
Klauzula informacyjna dotycząca RODO Pobierz
Formularz ofertowy Pobierz
Zarządzenie nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015 Pobierz
Wzór metryczek Pobierz

 
Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Cookies.