ZAPYTANIE OFERTOWE NA WYKONANIE DIGITALIZACJI MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH- AKTUALIZACJA

I. ZAMAWIAJĄCY:

Jednostka Wojskowa Nr 3964, ul. Bystra 1, 03-700 Warszawa, NIP: 524-23-76-036, REGON: 017172392, tel. 261-892-338, fax 261-892-320 działająca na rzecz: Wojskowego Biura Historycznego, ul. Pontonierów 2A, 00-910 Warszawa 72, zwanego w dalszej części zapytania WBH.

II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA:

Zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień Publicznych w Jednostce Wojskowej Nr 3964 o wartości nie przekraczającej kwoty 130 000 zł netto

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.     Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi digitalizacji materiałów archiwalnych w ilości co najmniej 92 000 skanów (200 j.a.) ze wskazanych części zasobu Centralnego Archiwum Wojskowego - Wojskowego Biura Historycznego.

  1. Zamawiający wymaga realizacji usługi digitalizacji w okresie 80 dni od daty podpisania umowy.
  2. Postępowanie prowadzone jest do kwoty 130 000zł netto

2. Zakres prac:

  1. Akta występują zarówno w postaci luźnych dokumentów jak i poszytów, które nie były poddane procesowi konserwacji, szacunkowo jest to ok. 7,5 m.b. Materiał z lat 1921-1939. Papier kwaśny, łamliwy, kruchy. Materiał archiwalny zawiera dokumenty w różnych formatach od A5 do A3,  nieliczne mapy schematy w formacie do A2 nie więcej niż 1% całości.
  2. Digitalizacja akt z rozdzielczością docelową 300 dpi z głębią koloru 24 bit RGB, w przypadku fotografii - w rozdzielczości 600 dpi.
  3. Skany powinny być wykadrowane, z zachowaniem obwódki tła skanera i zapisane w postaci plików w formacie TIFF bez kompresji na HDD (Hard Disc Drive) jako kopie wzorcowe w ilości jednego zestawu. Zamawiający wyraża zgodę na stosowanie marginesów w przypadku materiałów które nie były rozszyte wyłącznie wokół zewnętrznej krawędzi kartki, a w przypadku materiałów rozszytych (luzów) wokół wszystkich krawędzi kartki.
  4. Wykonanie z plików TIFF kopii użytkowej  w postaci wielostronicowego pliku  PDF na HDD w ilości jednego zestawu.
  5. Tworząc plik PDF należy dobrać parametry rozdzielczości i kompresji indywidualnie jako kompromis pomiędzy rozmiarem pliku a zachowanie czytelności. Pliki których wielkość może utrudniać transfer lub odczyt można podzielić na mniejsze, opisane:

Sygnatura_część_1.pdf

Sygnatura_część_2.pdf

  1. Zdefiniowanie katalogu, w którym przechowywane będą kopie skanowanej jednostki archiwalnej. Wszystkie pliki jednostki archiwalnej, muszą znajdować się w katalogu jednostki o nazwie zgodnej z jej sygnaturą.
  2. Uzupełnienie metryczek znajdujących się w każdej j.a. Uzupełnienie polega na wpisaniu liczby wykonanych skanów oraz podpis osoby wykonującej skany. Skany metryczek nie są wliczane do ogólnej liczby zdigitalizowanych materiałów archiwalnych.
  3. Zamawiający zezwala na rozszycie jednostek archiwalnych w przypadku gdy nie ma możliwości wykonania dokładnego skanu. Rozszycie materiałów polega na poluzowaniu sznurków, rozklejeniu czy rozcięciu grzbietów oraz usunięciu części metalowych.
  4. Skany powinny być wykonane na specjalistycznych urządzeniach o parametrach zgodnych z wymogami standardów ISO w zakresie archiwizacji zbiorów w technologii cyfrowej oraz Zarządzeniem Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych.
  5. Zamawiający nie godzi się na wykorzystanie w procesie digitalizacji skanerów przelotowych, materiał archiwalny należy digitalizować za pomocą skanerów dziełowych.

3. Sposób realizacji przedmiotu zamówienia

  1. Wykonawca będzie zobowiązany do odebrania i zwrotu materiałów oraz przedmiotu zamówienia na własny koszt i odpowiedzialność na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez uprawnionych przedstawicieli WBH i Wykonawcy.
  2. W przypadku wątpliwości co do właściwego układu dokumentów Wykonawca jest zobowiązany do konsultacji z Zamawiającym.
  3. Wykonawca oświadczy, że bierze całkowitą odpowiedzialność za powierzone materiały i dołoży wszelkiej staranności, aby zapewnić zwrot materiałów wyjściowych w nienaruszonym stanie.
  4. Materiały, którymi posłuży się Wykonawca powinny być pierwszego gatunku, spełniać wszelkie normy obowiązujące odnośnie tego typu materiałów, wolne od wad fizycznych i prawnych. Kopie powinny być wykonane na materiałach najwyższej jakości zapewniających bezproblemowe odtwarzanie.
  5. Wykonawca zapewni w każdym czasie możliwość kontroli procesu digitalizacji przez oddelegowanego pracownika WBH w miejscu wykonywania przedmiotu zamówienia.
  6. Wykonawca będzie zobowiązany do użycia własnych nośników w celu wykonania zamówienia.

IV. WARUNKI JAKIE SPEŁNIĆ MUSI WYKONAWCA POPARTE STOSOWNYMI OŚWIADCZENIAMI:

  • Wykonawca wykaże i udokumentuje należyte wykonanie co najmniej dwóch usług (umów) polegających na przetworzeniu formy papierowej dokumentów do formy cyfrowej o wartości każdego zamówienia co najmniej 50 000 zł.
  • Wykonawca będzie posiadał umowę ubezpieczenia związaną z wykonywaną działalnością od odpowiedzialności cywilnej obowiązującą przez cały czas realizacji przedmiotu umowy.
  •  posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
  • Wykonawca wykaże, że w celu realizacji zamówienia będzie dysponował co najmniej jedną osobą, która posiada wiedzę i doświadczenie w obsłudze systemów archiwizacji oraz doświadczenie w kierowaniu grupą pracowników przy realizacji tożsamych zamówień.
  •  znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
  • Wykonawca oświadczy, że bierze całkowitą odpowiedzialność za powierzone materiały i dołoży wszelkiej staranności, aby zapewnić zwrot materiałów wyjściowych w nienaruszonym stanie.

V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERT:

  1. WYKONAWCA powinien sporządzić ofertę w języku polskim, zawierającą wycenę (netto jak i brutto) wszystkich składników zamówienia, czytelną i jasną w odbiorze. Oferta powinna zawierać: wszelkie wymagane zapytaniem elementy i załączniki; być opatrzona pieczątką firmową; posiadać datę sporządzenia; zawierać adres lub siedzibę OFERENTA, numer telefonu, numer NIP oraz czytelny podpis OFERENTA.
  2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
  3. Istnieje możliwość obejrzenia materiałów archiwalnych, o których mowa w zapytaniu ofertowym w Wojskowym Biurze Historycznym przy ul. Pontonierów 2A, Warszawa 00-910 po wcześniejszym ustaleniu terminu. Propozycje terminów wraz z godziną prosimy przesłać na adres mailowy wbh.administracja@ron.mil.pl. Oglądanie jest możliwe w godz. 8:00-14:00 do dnia 06.09.2021 włącznie.

VI.  MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:

1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej w formie skanu na adres: wbh.administracja@ron.mil.pl; faksem na nr: 261-813-830; do 08.09.2021 r.  do godz. 10:00.

2. Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę poinformujemy telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej do dn. 10.09.2021.

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 

4. Oferty złożone w innej formie albo niezawierające wymaganych elementów będą odrzucone.

5. Wszelkie pytania prosimy kierować  na adres mailowy wbh.administracja@ron.mil.pl

VII. KRYTERIA WYBORU OFERTY:

Przy spełnieniu wszystkich wymogów zasadniczą cześć oceny stanowi najniższa cena.

 

 

 
Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Cookies.