ZAPYTANIE OFERTOWE NA WYKONANIE DIGITALIZACJI MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

I. ZAMAWIAJĄCY:

Jednostka Wojskowa Nr 3964, ul. Bystra 1, 03-700 Warszawa, NIP: 524-23-76-036, REGON: 017172392, tel. 261-892-338, fax 261-892-320 działająca na rzecz: Wojskowego Biura Historycznego, ul. Pontonierów 2A, 00-910 Warszawa 72, zwanego w dalszej części zapytania WBH.

II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA:

Zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień Publicznych w Jednostce Wojskowej Nr 3964 o wartości nie przekraczającej kwoty 130 000 zł netto

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.     Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi digitalizacji zasobu dla potrzeb Wojskowego Biura Historycznego w ilości  nie więcej  niż 78500 skanów ( 311 j.a.)
ze wskazanych przez Zamawiającego części zespołów.

1. Zamawiający wymaga realizacji usługi digitalizacji w okresie 3 miesięcy od daty podpisania umowy.

2. Postępowanie prowadzone jest do kwoty 130 000zł netto

2.     Zakres prac

1. Akta występują w postaci poszytów, które nie były poddane procesowi konserwacji,  szacunkowo jest to 8-12 m.b. Materiał z lat 1944-1949. Papier kwaśny, łamliwy, kruchy, większość materiału to kalki, pergaminy oraz przebitki. Format w większości a4, występują nieliczne mapy schematy w formacie do A2 ok. 5% całości.

2. Digitalizacja akt z rozdzielczością docelową 300 dpi przy użyciu 24 bit RGB. W przypadku fotografii należy skanować z rozdzielczością 600 dpi.

3. Zapisanie plików w formacie TIFF-bez kompresji z rozdzielczością 300 dpi w 24 bitowym kolorze na HDD (Hard Disc Drive) jako macierz archiwalna w liczbie jednego zestawu

4.  Skany wykadrowane z zachowaniem obwódki tła skanera, Zamawiający wyraża zgodę na stosowanie marginesów w przypadku materiałów które nie były rozszyte wyłącznie wokół zewnętrznej krawędzi kartki, a w przypadku materiałów rozszytych (luzów) wokół wszystkich krawędzi kartki.

5. Konwersja skanów do formatu PDF na dyski HDD, stanowiąca formę użytkową w ilości jednego zestawu

6. Utworzenie katalogów i nazw plików cyfrowych:

a) Opis pliku to sygnatura danej jednostki archiwalnej przykład: IV_500_1_A_333_0001 dla każdego pliku w formacie TIFF oraz dla PDF  IV_500_1_A_333.

b) Pliki TIFF w folderze dla danej jednostki archiwalnej czyli 311 folderów, osobno pliki PDF dla każdej jednostki archiwalnej czyli 311 plików PDF.

7. Zamawiający zezwala na rozszycie jednostek archiwalnych w przypadku gdy nie ma możliwości wykonania dokładnego skanu. Rozszycie materiałów polega na odpowiednim poluzowaniu sznurków - tam gdzie się to da zrobić lub na ich przecięciu tam gdzie się nie da ich poluzować W przypadku rozszycia jednostki archiwalnej po zeskanowaniu należy spakować ją do osobnego pudła archiwalnego wykonanego z tektury bez kwasowej oraz opisać. Zapewnienie pudła opakowania leży po stronie Wykonawcy usługi digitalizacji. Każdą rozszytą jednostkę (tam gdzie przecięto sznurki) należy ująć w wykazie oraz na zakończenie wykonywania usługi sporządzić protokół wyszczególniający liczbę i sygnaturę rozszytych jednostek archiwalnych.

8. Wykonanie metryczek oraz tablic początkowych wg wzorów udostępnionych przez Zamawiającego (skany metryczek i tablic początkowych nie są wliczane do ogólnej liczby zdigitalizowanych materiałów archiwalnych w załączniku)

 3.     Sposób realizacji przedmiotu zamówienia:

1. Istnieje możliwość obejrzenia materiałów archiwalnych, o których mowa z zapytaniu ofertowym w Wojskowym Biurze Historycznym przy ul. Pontonierów 2A, Warszawa 00-910 po wcześniejszym ustaleniu terminu. Propozycje terminów wraz z godziną prosimy przesłać na adres mailowy wbh.administracja@ron.mil.pl. Oglądanie jest możliwe w godz. 8:00-14:00 do dnia składania ofert czyli 05.05.2021 włącznie.

2. Wykonawca będzie zobowiązany do odebrania i zwrotu materiałów oraz przedmiotu zamówienia na własny koszt i odpowiedzialność na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez uprawnionych przedstawicieli WBH i Wykonawcy.

3. Oferta powinna uwzględniać wycenę pracy, transportu, pudeł/opakowań ochronnych bezkwasowych, jak i ubezpieczenia materiałów na czas ich podróży i pobytu poza siedzibą WBH oraz ewentualne dodatkowe koszty związane z realizacją zadania.

4. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o przeszkodach w realizacji usługi.

5. Wykonawca zapewni w każdym czasie możliwość kontroli procesu digitalizacji przez oddelegowanego pracownika CAW w miejscu wykonywania przedmiotu zamówienia.

IV. WARUNKI JAKIE SPEŁNIĆ MUSI WYKONAWCA POPARTE STOSOWNYMI OŚWIADCZENIAMI:

-  Wykonawca będzie posiadał umowę ubezpieczenia związaną z wykonywaną działalnością od odpowiedzialności cywilnej obowiązującą przez cały czas realizacji przedmiotu umowy.

- posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

- znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

- Wykonawca oświadczy, że bierze całkowitą odpowiedzialność za powierzone materiały i dołoży wszelkiej staranności, aby zapewnić zwrot materiałów wyjściowych w nienaruszonym stanie.

V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERT:

1. WYKONAWCA powinien sporządzić ofertę w języku polskim, zawierającą wycenę (netto jak i brutto) wszystkich składników zamówienia, czytelną i jasną w odbiorze.

Oferta powinna zawierać: wszelkie wymagane zapytaniem elementy i załączniki; być opatrzona pieczątką firmową; posiadać datę sporządzenia; zawierać adres lub siedzibę OFERENTA, numer telefonu, numer NIP oraz czytelny podpis OFERENTA.

2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

VI.  MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:

1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej w formie skanu na adres: wbh.administracja@ron.mil.pl; faksem na nr: 261-813-830; do 05.05.2021 r.  do godz. 10:00.

2. Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę poinformujemy telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej do dn. 07.05.2021

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 

4. Oferty złożone w innej formie albo niezawierające wymaganych elementów będą odrzucone.

5. Wszelkie pytania prosimy kierować do na adres mailowy wbh.administracja@ron.mil.pl

VII. KRYTERIA WYBORU OFERTY:

Przy spełnieniu wszystkich wymogów zasadniczą cześć oceny stanowi najniższa cena.

 
Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Cookies.