Regulamin Pracowni Naukowej
Załącznik Nr 1
do decyzji Dyrektora WBH Nr 22/18 z dnia 24 maja 2018 r.




Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w Pracowni Naukowej Centralnego Archiwum Wojskowego Wojskowego Biura Historycznego
 
§ 1
1. Materiały archiwalne przechowywane w Centralnym Archiwum Wojskowym WBH, zwanym dalej „Archiwum”, są udostępniane w Pracowni Naukowej, zwanej dalej Pracownią.
2. Pracownia czynna jest dla użytkowników od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 19.00.
3. W sierpniu Pracownia jest nieczynna.
4. Wizyta w Pracownia możliwa jest po wcześniejszej rezerwacji miejsca, której można dokonać osobiście lub telefonicznie.

 

§ 2
1. Użytkownicy są zobowiązani do posługiwania się w pomieszczeniach Archiwum kartą identyfikacyjną, wydawaną im przed przystąpieniem do korzystania z archiwaliów.
2. Karta identyfikacyjna wydawana jest po okazaniu dokumentu tożsamości.
3. Nie wolno odstępować karty identyfikacyjnej innej osobie.
 
§ 3
1. Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie „Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego”, zwanego dalej „zgłoszeniem”, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
2. W przypadku składania zgłoszenia w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej dołącza się do niego stosowne upoważnienie.
3. W przypadku składania zgłoszenia przez osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego wymagane jest złożenie, oprócz zgłoszenia, dodatkowego wniosku, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. Wniosek należy złożyć co najmniej 21 dni przed terminem planowanej wizyty w Archiwum.
4. Materiały archiwalne, od wytworzenia których nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępnione w trybie określonym przez rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, na pisemny wniosek o wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych skierowany do dyrektora Wojskowego Biura Historycznego, zwanego dalej "dyrektorem WBH".
5. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych udostępnia się w pełnym zakresie po upływie 30 lat od daty zakończenia przez nich służby wojskowej, o ile nie zawierają one informacji prawnie chronionych, jeżeli zawierają informacje prawnie chronione podlegają udostępnieniu w trybie określonym w ust. 4.
6. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne ich udostępnienie wymaga złożenia nowego zgłoszenia.

 

§ 4
1. Dyrektor WBH może uzależnić udostępnienie materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przedłożenia przez użytkownika pisma polecającego od właściwego w tym zakresie podmiotu.
2.  Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji zawartych w materiałach archiwalnych wskazanych w zgłoszeniu, użytkownik powinien udokumentować uprawnienia do zapoznania się z ich treścią, przy czym dyrektor WBH może zażądać złożenia przez użytkownika dodatkowych wyjaśnień lub oświadczeń.
3.  Dyrektor WBH może ograniczyć udostępnienie materiałów archiwalnych, podając przyczynę ograniczenia i przybliżony termin ich udostępnienia.
4.  Dyrektor WBH może pisemnie wyłączyć możliwość lub cofnąć zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych, jeżeli użytkownik podjął lub podejmuje czynności zagrażające bezpieczeństwu lub integralności udostępnianych materiałów archiwalnych.
 
§ 5
1.  Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkownika samodzielnie.
2.  Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią dostępne w Archiwum środki ewidencyjno-informacyjne.
3.  Ogólnych informacji o zasobie archiwalnym, dostępnych środkach ewidencyjno-informacyjnych i o zasadach udostępniania materiałów archiwalnych udzielają pracownicy Archiwum.

 

 § 6

1. Udostępnianiu podlegają wyłącznie materiały archiwalne zewidencjonowane, tzn. posiadające środki ewidencyjne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych.
2. Materiały archiwalne, z których w Archiwum sporządzono reprodukcje, udostępniane są wyłącznie w tej postaci.
3. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu), którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu, wypełnionego samodzielnie, czytelnym pismem, przez użytkownika, osobno dla każdej jednostki archiwalnej – niewłaściwie lub nieczytelnie wypełnione zamówienia nie będą realizowane.
4. Zamówienia można składać w Pracowni osobiście lub przesyłać na adres poczty elektronicznej (wbh.pracownia@ron.mil.pl).
5. Materiały archiwalne udostępniane są w liczbie do 6 jednostek archiwalnych dziennie, wyjątek stanowi Kolekcja Akt Personalno-Odznaczeniowych z lat 1918-1939, której akta udostępnia się w liczbie do 10 jednostek dziennie.
6. Użytkownik otrzymuje do bezpośredniego korzystania jedną jednostkę archiwalną.
7. Obsługa pracowni poinformuje użytkownika o terminie realizacji zamówienia.
8. Materiały archiwalne wymagające przygotowania do udostępnienia, np. paginowania, zabiegów konserwatorskich, udostępniane są w terminie umożliwiającym wykonanie tych prac.
9.  Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy 21 dni, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.
10. Użytkownik jest zobowiązany każdorazowo dokonać wpisu w wykazie korzystających z teczki, znajdującym się w każdej jednostce archiwalnej.

 

§ 7
1. Zamówione materiały archiwalne wydawane są użytkownikowi z podręcznego depozytu Pracowni.
2. W przypadku materiałów szczególnie cennych użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający Pracownię zobowiązany jest do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego pracownika.
3. Po każdorazowym zakończeniu pracy w pracowni użytkownik zwraca materiały archiwalne dyżurującemu pracownikowi z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie Pracowni.
4. Użytkownik zobowiązany jest do zwracania materiałów archiwalnych w należytym porządku, przy całkowitym zachowaniu wewnętrznego układu akt, a po skończonej pracy z mikrofilmami ma obowiązek przewinąć film do początku.

 

§ 8
Użytkownik Pracowni ma prawo:
1)  korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy ewidencyjnych potrzebnych do pracy;
2)  korzystać z merytorycznej i technicznej pomocy pracowników Archiwum;
3)  korzystać z własnego komputera przenośnego;
4)  korzystać z komputerowych baz danych udostępnianych na komputerach znajdujących się w Pracowni.

 

§ 9
1.  Użytkownik może korzystać z materiałów archiwalnych w ramach złożonego zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść oraz zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
2.  Użytkownik nie może zakłócać pracy innych użytkowników w Pracowni.
3.  Wynoszenie poza Pracownię materiałów archiwalnych lub pomocy informacyjnych przez użytkowników jest zabronione.
4.  Do Pracowni zabrania się wnoszenia przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów, w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.
5.  W Pracowni w szczególności zabronione jest:
1)  ingerowanie w treść lub formę materiałów archiwalnych;
2)  używanie atramentu oraz korektorów i pisaków;
3)  sporządzanie notatek na papierze umieszczonym bezpośrednio na aktach;
4)  opieranie się na materiałach archiwalnych lub umieszczanie na nich innych przedmiotów;
5)  kładzenie otwartych ksiąg i poszytów grzbietem do góry;
6)  wymienianie się aktami z innymi użytkownikami;
7)  używanie telefonów komórkowych w celach innych niż kopiowanie akt.

 

§ 10
1.  Użytkownik może składać zamówienia na wykonanie kopii z materiałów archiwalnych.
2.  Zamówienia należy składać poprzez wypełnienie odpowiedniego zlecenia, według wzorów stanowiących załączniki nr 6 - 9 do regulaminu.
3.  Ze względu na zły stan zachowania materiałów archiwalnych Archiwum może odmówić wykonania ich kopii.

 

§ 11
1.  W toku korzystania z udostępnionych materiałów archiwalnych użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem.
2.  Wykonywanie fotografii cyfrowych własnym sprzętem możliwe jest z zastrzeżeniem, że:
1)  prowadzone jest w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych,bez manipulowania tymi materiałami innego niż w przypadku zwykłego korzystania z nich;
2)  prowadzone jest w sposób możliwie niezakłócający pracy innych użytkowników;
3)  prowadzone jest bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. dodatkowego oświetlenia, statywów;
4)  dokonywane jest w miejscu, w którym materiały archiwalne są udostępniane,bez tworzenia dodatkowych procedur i stanowisk pracy użytkowników.
3.  Dopuszczalne jest również samodzielne fotografowanie kopii materiałów archiwalnych oraz pomocy ewidencyjnych, w tym obrazów wyświetlanych na czytnikach mikrofilmów i ekranach komputerów.
4.  Użytkownicy, którzy w swoich publikacjach wykorzystują informacje znajdujące się w materiałach archiwalnych z zasobu Archiwum, powinni przekazać jeden egzemplarz gotowej publikacji do WBH.

 

§ 12
1. Wysokość opłat wnoszonych przez użytkowników w przypadku ponoszenia przez Archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnieniem materiałów archiwalnych oraz za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych określa załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych będący załącznikiem nr 10 do niniejszego regulaminu.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.


Wykaz załączników do Regulaminu (do pobrania w zakładce Formularze):
1. Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego.
2. Załącznik do Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego dla osób nieposiadających obywatelstwa polskiego.
3. Wniosek o wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych.
4. Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających tajemnice prawnie chronione.
5. Zamówienie (rewers).
6. Zlecenie na odpłatne wykonanie usługi reprografii (kserografii).
7. Zlecenie na odpłatne wykonanie usługi reprografii (skanu).
8. Zlecenie na odpłatne wykonanie usługi reprografii (foto).
9. Zlecenie na odpłatne wykonanie usługi reprografii (wydruk z mikrofilmu).
10. Wysokość opłat wnoszonych przez użytkowników w przypadku ponoszenia przez Archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnieniem materiałów archiwalnych oraz za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych.
11. Materiały nieudostępniane.