Regulamin Pracowni Naukowej

Załącznik Nr 1

do decyzji Dyrektora WBH Nr 27/20 z dnia 02 marca 2020 r.

 

Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych
w Pracowni Naukowej Centralnego Archiwum Wojskowego 
Wojskowego Biura Historycznego

§ 1

  1. Materiały archiwalne przechowywane w Centralnym Archiwum Wojskowym WBH, zwanym dalej „Archiwum”, są udostępniane w Pracowni Naukowej, zwanej dalej „Pracownią”.
  2. Pracownia czynna jest dla użytkowników od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 19.00.
  3. W sierpniu Pracownia jest nieczynna.
  4. Informacje o ograniczeniach i przerwach w funkcjonowaniu Pracowni są umieszczane na stronie internetowej Archiwum.
  5. Wizyta w Pracowni możliwa jest po wcześniejszej rezerwacji miejsca, której można dokonać osobiście lub telefonicznie, w terminach wymienionych w harmonogramie zamieszczonym na stronie internetowej Archiwum.

§ 2

  1. Użytkownicy są zobowiązani do posługiwania się w pomieszczeniach Archiwum kartą   identyfikacyjną, wydawaną im przed przystąpieniem do korzystania z archiwaliów.
  2. Karta identyfikacyjna wydawana jest po okazaniu dokumentu tożsamości.
  3. Nie wolno odstępować karty identyfikacyjnej innej osobie.
  4. W Pracowni Naukowej i w Pracowni Informacji Naukowej rejestrowany jest dźwięk i obraz.

 

  § 3

  1. Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie „Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego”, zwanego dalej „Zgłoszeniem”, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
  2. W przypadku składania Zgłoszenia w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej dołącza się do niego stosowne upoważnienie.
  3. W przypadku składania Zgłoszenia przez osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego wymagane jest złożenie, oprócz Zgłoszenia, dodatkowego wniosku, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Wniosek należy złożyć co najmniej 21 dni przed terminem planowanej wizyty w Archiwum.
  4. Zgłoszenie użytkownika zachowuje ważność przez 6 miesięcy, licząc od daty ostatniej wizyty w Pracowni, jednak nie dłużej niż przez 2 lata. Ponowne udostępnienie materiałów archiwalnych wymaga złożenia nowego Zgłoszenia

 

 § 4

  1. Materiały archiwalne udostępnia się po upływie terminów określonych w art. 16b Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tj.:

1)      akta stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dot.:

a)       urodzeń – po 100 latach,

b)      małżeństw i zgonów – po 80 latach;

2)      indywidualną dokumentację medyczną – po 100 latach od sporządzenia ostatniego wpisu;

3)      akty notarialne i dokumentację ksiąg wieczystych – po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika dokumentacji;

4)     dokumentację spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych – po 70 latach od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania;

5)      ewidencję ludności – po 30 latach od jej wytworzenia;

6)      dokumentację osobową i płacową pracodawców – po 50 latach od ustania stosunku pracy.

  1. Czasowe wyłączenia z udostępniania rodzajów archiwaliów wskazanych w pkt. 4 nie mają zastosowania do podmiotów, które są uprawnione do dostępu do danych zawartych w tych materiałach.
  2. Materiały archiwalne udostępnia się w pełnym zakresie do celów własnych osobom, których dotyczą, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.
  3. Materiały archiwalne zawierające dane osób trzecich są udostępniane po anonimizacji tych danych, w terminie umożliwiającym dokonanie tych czynności, wskazanym przez pracowników Pracowni, jednak nie krótszym niż 14 dni.
  4. Dane z teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych udostępnia się w zakresie przebiegu służby, posiadanych odznaczeń i opinii służbowych wytworzonych do 1990 r. Udostępnienie teczek akt personalnych w szerszym zakresie wymaga od użytkownika przedstawienia uzasadnienia celu udostępnienia oraz uzyskania zgody Dyrektora Wojskowego Biura Historycznego, zwanego dalej „Dyrektorem WBH”.
  5. W przypadku, gdy użytkownik będzie przetwarzał dane osobowe występujące w udostępnionych materiałach archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, niezbędne jest zawarcie umowy wyłączającej dalsze przetwarzanie danych osobowych, której wzór stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu.
  6. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp – ze względu na ochronę dóbr osobistych, danych osobowych lub ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą – do informacji zawartych w materiałach archiwalnych wskazanych w Zgłoszeniu, użytkownik powinien wykazać, że posiada szczególne uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń, przy czym Dyrektor WBH może zażądać złożenia przez użytkownika w szczególności dodatkowych dowodów, wyjaśnień lub oświadczeń.
  7. Dyrektor WBH może ograniczyć udostępnienie materiałów archiwalnych, podając przyczynę ograniczenia i przybliżony termin ich udostępnienia.
  8. Dyrektor WBH może pisemnie wyłączyć możliwość lub cofnąć zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych, jeżeli użytkownik podjął lub podejmuje czynności zagrażające bezpieczeństwu lub integralności udostępnianych materiałów archiwalnych.

§ 5

  1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkownika samodzielnie.
  2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią dostępne w Archiwum środki ewidencyjno-informacyjne.
  3. Ogólnych informacji o zasobie archiwalnym, dostępnych środkach ewidencyjno-informacyjnych i o zasadach udostępniania materiałów archiwalnych udzielają pracownicy Archiwum.

§ 6

  1. Udostępnianiu podlegają wyłącznie materiały archiwalne zewidencjonowane, tzn. posiadające środki ewidencyjne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych.
  2. Materiały archiwalne, z których w Archiwum sporządzono reprodukcje, udostępniane są wyłącznie w tej postaci.
  3. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu), którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu, wypełnionego przez użytkownika samodzielnie, czytelnym pismem, osobno dla każdej jednostki archiwalnej – niewłaściwie lub nieczytelnie wypełnione zamówienia nie będą realizowane.
  4. Zamówienia można składać w Pracowni osobiście lub przesyłać na adres poczty elektronicznej (wbh.pracownia@ron.mil.pl).
  5. Zamówienia złożone do godziny 12.00 są realizowane na godzinę 9.00 następnego dnia.
  6. Maksymalna liczba jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia wynosi 10 j.a. w przypadku akt jednostek wojskowych lub 15 j.a. w przypadku Kolekcji: Akt Personalnych i Odznaczeniowych z lat 1918-1939, Akt Ujawnionych Członków Armii Krajowej i Batalionów Chłopskich, Akt Żołnierzy Polskich Powracających z Polskich Sił Zbrojnych na Zachodzie oraz akt personalnych z Kolekcji Wojskowej Komisji Archiwalnej.

Akta zdigitalizowane udostępniane są dodatkowo, w liczbie 10 j.a.: Kolekcja Orderu Wojennego Virtuti Militari, Kolekcja Generałów i Osobistości, Kolekcja akt Powstańców Wielkopolskich, Kolekcja akt żołnierzy zarejestrowanych w Rejonowych Komendach Uzupełnień, karty ewidencyjne żołnierzy zarejestrowanych w punktach poborowych Sielce, Sumy i Żytomierz, osadnicy wojskowi na ziemiach wschodnich II RP, Albumy absolwentów WSzWoj.

  1. Kopie całych jednostek archiwalnych akt personalnych z kolekcji wymienionych w pkt. 6, których sygnatury dostępne są w wyszukiwarce na stronie internetowej Archiwum, można uzyskać bez konieczności wizyty w Archiwum, na podstawie ważnego Zgłoszenia oraz poprawnie wypełnionego rewersu i zlecenia na odpłatne wykonanie usługi reprografii (Załączniki Nr 1, 4, 5-6 do Regulaminu).
  2. Obsługa Pracowni poinformuje użytkownika o terminie realizacji zamówienia.
  3. Materiały archiwalne wymagające przygotowania do udostępnienia, np. anonimizacji danych, paginowania, zabiegów konserwatorskich, udostępniane są w terminie umożliwiającym wykonanie tych prac.
  4. Użytkownik otrzymuje do bezpośredniego korzystania jedną jednostkę archiwalną. Po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną.
  5. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy 21 dni, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.

§ 7

  1. Zamówione materiały archiwalne wydawane są użytkownikowi z podręcznego depozytu Pracowni.
  2. Użytkownik może korzystać z materiałów archiwalnych w ramach złożonego zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść oraz zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
  3. W przypadku trudności napotkanych przez użytkownika przy korzystaniu z materiałów archiwalnych (np. zbyt ciasno zszyta teczka, kruchy papier, brak miejsca na blacie roboczym), użytkownik ma obowiązek zgłosić ten fakt dyżurującemu pracownikowi, bez podejmowania samodzielnie działań mogących negatywnie wpłynąć na stan zachowania tych materiałów.
  4. Użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający Pracownię zobowiązany jest do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego pracownika.
  5. Po każdorazowym zakończeniu pracy w Pracowni użytkownik zwraca materiały archiwalne dyżurującemu pracownikowi z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie Pracowni.
  6. Użytkownik zobowiązany jest do zwracania materiałów archiwalnych w należytym porządku, przy całkowitym zachowaniu wewnętrznego układu akt, a po skończonej pracy z mikrofilmami ma obowiązek przewinąć film do początku.

§ 8

Użytkownik Pracowni ma prawo: 

1)      korzystać z komputerowych baz danych udostępnianych na komputerach znajdujących się w Pracowni;

2)      korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy ewidencyjnych potrzebnych do pracy;

3)        korzystać z merytorycznej i technicznej pomocy pracowników Archiwum;

4)        korzystać z własnego komputera przenośnego.

§ 9

  1. Do Pracowni zabrania się wnoszenia toreb i plecaków oraz przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów, w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.
  2. Wynoszenie poza Pracownię materiałów archiwalnych lub pomocy informacyjnych przez użytkowników jest zabronione.
  3. Użytkownik nie może zakłócać pracy innych użytkowników w Pracowni.
  4. W Pracowni w szczególności zabronione jest:

1)  ingerowanie w treść lub formę materiałów archiwalnych;

2)  używanie atramentu oraz korektorów i pisaków;

3)  sporządzanie notatek na papierze umieszczonym bezpośrednio na aktach;

4)  opieranie się na materiałach archiwalnych lub umieszczanie na nich innych przedmiotów;

5)  kładzenie otwartych ksiąg i poszytów grzbietem do góry;

6)  wymienianie się aktami z innymi użytkownikami;

7)  używanie telefonów komórkowych w celach innych niż kopiowanie akt;

8) wykorzystanie do kopiowania urządzeń takich jak np. skaner ręczny, przenośny skaner płaski czy kserokopiarka;

9)  filmowanie i fotografowanie budynku i pomieszczeń Archiwum.

 

 

§ 10

  1. Użytkownik może składać zamówienia na wykonanie kopii z udostępnionych materiałów archiwalnych.
  2. Zamówienia należy składać poprzez wypełnienie odpowiedniego zlecenia, według wzorów stanowiących Załączniki nr 5 - 9 do Regulaminu.
  3. Ze względu na zły stan zachowania materiałów archiwalnych Archiwum może odmówić wykonania ich kopii.
  4. Wykonane zlecenie przesyłane jest pocztą tradycyjną lub odbierane osobiście.

§ 11

  1. W toku korzystania z udostępnionych materiałów archiwalnych użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem.
  2. Wykonywanie fotografii cyfrowych własnym sprzętem możliwe jest z zastrzeżeniem, że:

1)  prowadzone jest w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, bez manipulowania tymi materiałami innego niż w przypadku zwykłego korzystania z nich;
2)  prowadzone jest w sposób możliwie niezakłócający pracy innych użytkowników;
3)  prowadzone jest bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. dodatkowego oświetlenia, statywów;
4)  dokonywane jest w miejscu, w którym materiały archiwalne są udostępniane, bez tworzenia dodatkowych procedur i stanowisk pracy użytkowników.

3. Dopuszczalne jest również samodzielne fotografowanie kopii materiałów archiwalnych oraz pomocy ewidencyjnych, w tym obrazów wyświetlanych na czytnikach mikrofilmów i ekranach komputerów.

§ 12

W przypadku wystąpienia w Archiwum sytuacji zagrażającej zdrowiu lub życiu osób przebywających na terenie Archiwum, należy postępować zgodnie z poleceniami osoby kierującej prowadzeniem akcji ewakuacyjnej.

§ 13

  1. Wysokość opłat wnoszonych przez użytkowników w przypadku ponoszenia przez Archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnieniem materiałów archiwalnych oraz za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych określa załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, będący Załącznikiem nr 10 do niniejszego Regulaminu.
  2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się przepisy Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.
  3. Treść klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych w związku z udostępnianiem materiałów archiwalnych znajduje się w Załączniku nr 11.
  4. Treść klauzuli informacyjnej dotyczącej monitoringu wizyjnego znajduje się w Załączniku nr 12.
 
Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Cookies.