Nadzór Archiwalny

W związku ze zmianą sposobu zarządzania dokumentacją w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej należy przygotować Instrukcję kancelaryjną wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt, a w przypadku jednostek posiadających archiwa wyodrębnione również instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum.

 

Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:

1. niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych
oraz
2. począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum

Instrukcja kancelaryjna musi być dostosowana do obowiązującego w danej jednostce systemu zarządzania dokumentacją, tzn. tradycyjnego, tradycyjnego wspomaganego systemem teleinformatycznym spełniającym wymagania systemu EZD lub wyłącznie systemu EZD. Jednocześnie powinna uwzględniać specyfikę danej jednostki, jej wielkości i strukturę organizacyjną.

 

Przykładowe instrukcje kancelaryjne znajdują się na serwisie internetowym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w zakładce "Zarządzanie dokumentacją".