Kwerendy

Co to jest kwerenda?

Kwerenda archiwalna - poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby.

Archiwum Wojskowe w Oleśnicy w ramach działalności poświadczeniowej wykonuje kwerendy przede wszystkim w celach urzędowych (socjalnych, emerytalno-rentowych, itp).

Wszystkich zainteresowanych informujemy, że ze względu na bardzo dużą ilość napływających wniosków o wykonanie kwerendy okres oczekiwania na odpowiedź może trwać do kilku miesięcy.

Poza kolejnością realizowane są sprawy weteranów (zgodnie z ustawą z 19 sierpnia 2011 r. o weteranach działań poza granicami państwa), sprawy tzw. losowe, czyli związane z ubieganiem się np. o renty po zmarłych, czy sprawy z określonym terminem, np. sądowe.

 

Jakie kwerendy realizuje Archiwum?

W wyniku poszukiwań wydawane są przede wszystkim: -wyciągi z list wynagrodzeń dla pracowników cywilnych i żołnierzy zawodowych -zaświadczenia pracy -zaświadczenia o służbie zasadniczej i zawodowej oraz nauce w szkołach wojskowych -wyciągi z rozkazów dotyczące wskazanej osoby lub zagadnienia -kserokopie dokumentacji osobowej, płacowej, medycznej, sądowej i in. -zaświadczenia potwierdzające udział w wojskowych misjach pokojowych lub stabilizacyjnych

 

Czy Archiwum wydaje zaświadczenia na drukach ZUS Rp-7?

Archiwum nie ma prawa do wystawiania na podstawie przechowywanej dokumentacji pracowniczej świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp7 ani świadectw pracy w warunkach szkodliwych (szczególnych).

Zgodnie z przepisami zaświadczenia takie wydawać mogą tylko pracodawcy (art. 97 Kodeksu pracy, art. 125 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, § 20 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń, Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz. U. z 1983 r. Nr 8, poz.43 ze zm.).

Archiwum może jedynie wydawać uwierzytelnione kserokopie w/w zaświadczeń, o ile zostały one wcześniej wystawione przez pracodawcę oraz sporządzać wyciągi z list wynagrodzeń (zestawienie kwot wynagrodzeń za poszczególne miesiące), czy zaświadczenia pracy zawierające wszystkie informacje umieszczane na świadectwach pracy (okres pracy, stanowisko, urlopy bezpłatne itd.). Warunki szczególne pracy potwierdzane są poprzez kserokopie dokumentacji osobowej dotyczące przebiegu zatrudnienia (stanowiska, obowiązki), czy wyciągi z list płac potwierdzające otrzymywanie dodatku do wynagrodzenia za charakter pracy.

Zaznaczamy, że środkiem dowodowym dotyczącym zatrudnienia i wynagrodzenia mogą być również dla ZUS książeczki ubezpieczeniowe. W przypadku ich posiadania, gdy zawierają one wpisy dotyczące wynagrodzenia, nie składajmy wniosku do Archiwum, gdyż mogą wystąpić rozbieżności pomiędzy kwotami wykazanymi na zaświadczeniu oraz w książeczce ubezpieczeniowej. Pracodawcy wpisując kwoty uwzględniali wszystkie należności, natomiast do Archiwum często przekazywane były jedynie listy płac z kwotami podstawowego wynagrodzenia. Rozbieżności mogą również wystąpić pomiędzy zaświadczeniem wydanym przez Archiwum, a Rp-7.

Uwaga! Archiwum wydaje dokumenty (zaświadczenia) wyłącznie w oparciu o dane zawarte w przechowywanych materiałach archiwalnych i nie wydaje zaświadczeń na podstawie przedłożonych własnych dokumentów, jak również nie koryguje zaświadczeń wydanych przez pracodawców!

 

Co trzeba zrobić, aby otrzymać zaświadczenie z Archiwum?

Aby zlecić Archiwum wykonanie kwerendy należy napisać wniosek i podpisany wysłać pocztą na adres Archiwum, można również skorzystać w formularza zamieszczonego poniżej. FORMULARZ

Podanie powinno zawierać następujące informacje:

  1. dane osoby wnoszącej podanie (imię, nazwisko, data urodzenia, imię ojca, wszystkie nazwiska i imiona, pod którymi występowaliśmy podczas zatrudnienia); w przypadku występowania w czyimś imieniu należy załączyć upoważnienie od osoby zainteresowanej; w przypadku rent rodzinnych po zmarłych należy załączyć kserokopię aktu zgonu oraz potwierdzenie pokrewieństwa z osobą zmarłą: kserokopia aktu urodzenia lub dowodu osobistego;
  2. adres korespondencyjny osoby wnoszącej podanie, numer telefonu
  3. treść żądania - o jaki dokument chodzi (zaświadczenie pracy, służby, zarobki, kserokopia dokumentacji medycznej itp), - wszystkie dane niezbędne do wykonania kwerendy (okres zatrudnienia, służby, nazwa pracodawcy, miejsce leczenia-nazwa szpitala, miejscowość itp.); zakres potrzebnych informacji określony jest w formularzu wniosku,
  4. do jakich celów wykorzystane będą otrzymane dokumenty
  5. podpis osoby wnoszącej podanie

Zwracając się o zaświadczenie o zatrudnieniu lub wynagrodzeniu...

... trzeba przede wszystkim przypomnieć sobie jak najwięcej informacji dotyczących pracodawcy. Należy ustalić pełną nazwę jednostki lub instytucji, w której pracowaliśmy, miejsce jej funkcjonowania (miejscowość), w przypadku jednostek wojskowych ważny jest również jej czterocyfrowy numer. Istotny jest okres zatrudnienia, im dokładniejszy, tym lepiej i tym szybsze będą poszukiwania. W przypadku wynagrodzeń konieczne jest również podanie pełnej nazwy (nr JW, miejscowość) płatnika, czyli jednostki pełniącej funkcję oddziału gospodarczego. Pomocna jest również znajomość miejsca jednostki (instytucji) w ramach większych struktur organizacyjnych, tzn. czy była samodzielna, czy może była np. oddziałem terenowym, czy wykonywaliśmy pracę poza miejscem faktycznego zatrudnienia.

Po więcej informacji zapraszamy do zakładki „Sprawy poświadczeniowe - dokumentacja osobowo-płacowa”.


Zwracając się o zaświadczenie o służbie...

... pamiętajmy, że organem administracji wojskowej wyznaczonym do wydawania zaświadczeń potwierdzających okres służby są Wojskowe Komendy Uzupełnień. Należy zatem w pierwszej kolejności zwrócić się do WKU właściwego dla miejsca stałego zamieszkania. W przypadku braku odpowiednich danych do wystawienia zaświadczenia WKU zwróci się do Archiwum o ich uzupełnienie.


Czy wykonywanie kwerend jest płatne?

Wykonywanie kwerend w celach urzędowych jest bezpłatne. W wyjątkowych przypadkach mogą być pobierane opłaty za wykonanie kserokopii (np. zamawianie po raz kolejny tych samych kserokopii), zgodnie z cennikiem stanowiącym załącznik do Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (cennik – zakładka „Zasady udostępniania”).


Czy Archiwum realizuje kwerendy do celów nieurzędowych (m.in. genealogiczne, naukowe)?

Archiwum realizuje tego typu kwerendy w bardzo ograniczonym zakresie ze względu na obciążenie realizacją spraw socjalnych, które zawsze załatwiane są w pierwszej kolejności. Kwerendy naukowe powinny być zatem realizowane osobiście przez zainteresowanych w Pracowni Udostępniania Akt (informacje na ten temat znajdują się w zakładce „Zasady udostępniania”). Wykonanie takiej kwerendy przez pracownika Archiwum możliwe jest tylko w wyjątkowych przypadkach oraz uzależnione jest od wskazania niezbędnego zakresu informacji potrzebnych do rozpoczęcia poszukiwań. Wydawanie kserokopii oraz wydruków z kopii cyfrowych dla powyższych celów jest płatne (cennik – zakładka Zasady udostępniania)