Kształtowanie zasobu
Zasób archiwalny - materiały archiwalne powstające w toku działalności komórek 
i jednostek organizacyjnych oraz do nich napływające, stanowiące wyodrębnioną część państwowego zasobu archiwalnego.
 
Archiwizacja dokumentacji jest procesem ciągłym, rozpoczynającym się od chwili wytworzenia pierwszego dokumentu, a nie wynikiem działalności kancelarii.
 
PROCES ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI:
 
I etap
Jednostka organizacyjna:
- Klasyfikacja 
- Kwalifikacja 
- Gromadzenie 
- Ewidencja 
- Brakowanie 
- Przygotowanie do przekazania do Archiwum
 
II etap
Archiwum wyodrębnione:
- Gromadzenie 
- Ewidencja 
- Przechowywanie 
- Opracowywanie 
- Udostępnianie 
- Zabezpieczenie
 
Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego to oddziaływanie władz archiwalnych na twórców dokumentacji przez instruktaż i nadzór w zakresie klasyfikacji, kwalifikacji i brakowania wytwarzanych przez twórców akt materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
 
Celem kształtowania zasobu archiwalnego jest wyodrębnienie z masy materiałów aktowych, gromadzonych w kancelariach jednostek, materiałów o wartości historycznej i wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej.
 
Zadania w zakresie kształtowania zasobu archiwalnego Archiwum realizuje przez:
- inicjowanie, uzgadnianie i opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych; 
- dokonywanie ekspertyz archiwalnych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej; 
- przyjmowanie akt do Archiwum;
- szkolenia archiwalne;
- instruktaże i konsultacje archiwalne.
- prowadzenie kontroli i wizytacji;
 
 
Kwalifikacja archiwalna
1. Dokumentacja może być zakwalifikowana do kategorii „A lub „B.
2. Do kategorii A kwalifikowane są materiały archiwalne, które przechowywane są wieczyście.
3. Do kategorii „B” kwalifikuje się inną dokumentację, zwaną dokumentacją niearchiwalną.
4. Dokumentację niearchiwalną, ze względu na okresy przechowywania, oznacza się:

a) symbolem„B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym cyfry odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji;

b) symbolem „BE z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej;

c) symbolem „Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną „wtórną”, o ile zachowały się oryginały lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne.

5. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określane cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

Klasyfikacja rzeczowa
System podziału i układu dokumentów według tytułów i haseł klasyfikacyjnych, ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt jednostki organizacyjnej.