Kształtowanie zasobu
Zasób archiwalny - materiały archiwalne powstające w toku działalności komórek
i jednostek organizacyjnych oraz do nich napływające, stanowiące wyodrębnioną część państwowego zasobu archiwalnego.
 
Archiwizacja dokumentacji jest procesem ciągłym, rozpoczynającym się od chwili wytworzenia pierwszego dokumentu, a nie wynikiem działalności kancelarii.
 
PROCES ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI:
 
I etap
 
Jednostka organizacyjna:
- Klasyfikacja
- Kwalifikacja
- Gromadzenie
- Ewidencja
- Brakowanie
- Przygotowanie do przekazania do Archiwum
 
II etap
 
Archiwum wyodrębnione:
- Gromadzenie
- Ewidencja
- Przechowywanie
- Opracowywanie
- Udostępnianie
- Zabezpieczenie
 
Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego to oddziaływanie władz archiwalnych na twórców dokumentacji przez instruktaż i nadzór w zakresie klasyfikacji, kwalifikacji i brakowania wytwarzanych przez twórców akt materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
 
Celem kształtowania zasobu archiwalnego jest wyodrębnienie z masy materiałów aktowych, gromadzonych w kancelariach jednostek, materiałów o wartości historycznej i wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej.
 
Zadania w zakresie kształtowania zasobu archiwalnego Archiwum realizuje przez:
- inicjowanie, uzgadnianie i opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych;
- dokonywanie ekspertyz archiwalnych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
- przyjmowanie akt do Archiwum;
- szkolenia archiwalne;
- instruktaże i konsultacje archiwalne.
- prowadzenie kontroli i wizytacji;
 
 
Kwalifikacja archiwalna
 
1. Dokumentacja może być zakwalifikowana do kategorii A lub B.
2. Do kategorii A kwalifikowane są materiały archiwalne, które przechowywane są wieczyście.
3. Do kategorii Bkwalifikuje się inną dokumentację, zwaną dokumentacją niearchiwalną.
4. Dokumentację niearchiwalną, ze względu na okresy przechowywania, oznacza się:

a) symbolem
„B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym cyfry odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji;

b) symbolem
„BE z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej;

c) symbolem
„Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną „wtórną”, o ile zachowały się oryginały lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne.

5. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określane cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

Klasyfikacja rzeczowa
 
System podziału i układu dokumentów według tytułów i haseł klasyfikacyjnych, ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt jednostki organizacyjnej.