Dokumentacja osobowa-płacowa

W związku z licznymi wnioskami napływającymi do Archiwum dotyczącymi zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu poniżej przedstawiamy garść przydatnych informacji na temat dokumentacji osobowej i płacowej. Informacje na temat wydawania zaświadczeń znajdują się w zakładce „Sprawy poświadczeniowe - kwerendy”.

Dokumentacja płacowa zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), musi być zatem przechowywana tylko przez pewien określony przez prawo okres, po którym może być brakowana (niszczona). Okres ten obecnie wynosi 50 lat. Wcześniej jednak obowiązywał krótszy okres przechowywania (15 i 30 lat), dlatego część list płac nie zachowała się. Wytwarzane są przez organy pełniące funkcje gospodarcze (finansowe), które niekoniecznie muszą być jednocześnie pracodawcami. Dlatego tak ważne jest ustalenie płatnika, gdy poszukujemy informacji dotyczących swoich wynagrodzeń.

Dokumentacja osobowa:

Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych do stopnia podpułkownika przekazywane są z jednostek wojskowych do Wojskowych Komend Uzupełnień właściwych ze względu na miejsce zamieszkania żołnierza, a następnie (po określonym czasie, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie) przekazywana jest do właściwego terytorialnie archiwum wojskowego. Teczki pułkowników i generałów przekazywane są do Departamentu Kadr MON, a następnie do Centralnego Archiwum Wojskowego w Warszawie.

Teczki akt personalnych pracowników cywilnych, wytwarzane są przez pracodawców i przez nich też przekazywane są do archiwum. W teczce osobowej znajdować się powinny dokumenty z przebiegu zatrudnienia, czyli umowy o pracę, świadectwa pracy itp.

Zarówno teczki osobowe żołnierzy zawodowych, jak i pracowników cywilnych, posiadają kategorię BE 50, czyli po upływie 50-letniego okresu przechowywania dokonywana jest ekspertyza, w wyniku której mogą zostać wybrakowane, bądź okres ich przechowywania może ulec wydłużeniu.

Uwaga! Obecnie (na mocy Zarządzenia Nr 3/MON z dn. 02.02.2005 r.), po likwidacji jednostki lub instytucji wojskowej dokumentacja osobowa i płacowa nie jest przekazywana do archiwum. Dokumentację niearchiwalną przejmują jednostki kontynuujące ich działalność lub wskazane jako następcy prawni, a w przypadku ich braku, jednostki nadrzędne. Archiwum również może w pewnym zakresie udzielić informacji na temat miejsca przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, w miarę posiadanej wiedzy i kompetencji.