Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

 

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B”i „BE” prowadzi się po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania, przy czym czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „BE” poprzedza ekspertyza archiwalna.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” można prowadzić bezpośrednio po utracie jej znaczenia dla jednostki organizacyjnej.

3. Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, zwłaszcza niezbędna do celów kontrolnych i dowodowych.


4. Protokół brakowania i spis dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w dwóch egzemplarzach, według wzoru określonego odpowiednio w załącznikach Nr 1 i Nr 2 do zarządzenia Nr 9/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 17.03.2016 roku odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B”, „BE” i „Bc”.


5. Protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz spisy dokumentacji niearchiwalnej, podlegają sprawdzeniu poprawności wykonania pod względem formalnym (tzn. zgodnie z obowiązującym wzorem).

6. Szczególną uwagę zwraca się na prawidłowe wypełnienie wszystkich rubryk:


-Symbol klasyfikacyjny zgodny z JRWA obowiązującym w latach powstania dokumentacji;
- Hasło klasyfikacyjne zgodne z JRWA obowiązującym w latach powstania dokumentacji;
- Kwalifikację archiwalną zachowując „zasadę kategorii wyższej”[1]
;
- Datację dokumentacji;
- Informacje uzupełniające powinny zawierać krótką charakterystykę brakowanej jednostki.

7. W przypadku, gdy protokoły brakowania lub spisy dokumentacji niearchiwalnej nie spełniają wymogów formalnych albo informacje w nich podane są niepełne lub błędne odsyła się je do uzupełnienia lub ponownego wykonania.

8. Wyłączeniu z zezwolenia może podlegać dokumentacja, wobec której nastąpiła zmiana kwalifikacji archiwalnej albo której kwalifikacja archiwalna dokumentacji budzi wątpliwości.

9. Prawidłowo sporządzone protokoły i spisy dokumentacji podlegają ocenie pod względem właściwego wartościowania brakowanej dokumentacji oraz jej prawidłowej kwalifikacji.



10. Ocenę kwalifikacji dokumentacji prowadzi się w oparciu o jednolite rzeczowe wykazy akt jednostek organizacyjnych obowiązujące w okresie powstania brakowanej dokumentacji, zachowując „zasadę kategorii wyższej”.

11. Fizycznego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się po otrzymaniu zezwolenia, w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

12. Informację o zniszczeniu dokumentacji zamieszcza się w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych.


[1] Zasada kategorii wyższej – jeżeli brakowana dokumentacja kwalifikowana była na podstawie nieobowiązującego już JRWA należy porównać kwalifikację z obowiązującym JRWA i w przypadku rozbieżności przyjąć tę o wartości wyższej.